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Etiqueta digital
Cada vez mais, o uso de tecnologias facilita o dia a dia de profissionais nas instituições. Os aplicativos de mensagens instantâneas mudaram, em muito pouco tempo, o relacionamento interpessoal. As ligações aparentemente foram substituídas por mensagens em aplicativos como WhatsApp, Telegram e Messenger. Em época de trabalho remoto, a facilidade de se estabelecer uma comunicação pode ser útil, mas é preciso atenção para que a rapidez e espontaneidade de mensagens curtas e diretas não deixem de lado algumas regras de convivência.
Staell Ribeiro, da área de Treinamento e Desenvolvimento da Gerência de Desenvolvimento de Pessoas da Sociedade Mineira de Cultura, lembra que, neste momento de pandemia, as ferramentas tecnológicas estão sendo essenciais. “Considerando que estamos em home office e em horário comercial, não é necessário um contato prévio, antes de fazer uma ligação. Entretanto, se o aplicativo de mensagem não é corporativo e não se tem muito contato com o profissional, ou não se sabe o horário de trabalho dele, é mais educado perguntar se a pessoa pode atender naquele momento. Agora, entre fazer uma ligação ou enviar só uma mensagem devemos, sempre, avaliar o conteúdo: tratando-se de um assunto mais complexo, que demanda maiores explicações, o melhor é explicar por telefone ou chamada de vídeo, para evitar desentendimentos”, declara.
A Universidade disponibilizou para todos os funcionários a ferramenta Microsoft Teams, que possibilita a interação com diferentes equipes de trabalho através de chat, chamadas online de vídeo e voz, compartilhamento de arquivos e agendamento de reuniões. “Como a Instituição oferece uma ferramenta específica, com certeza ela deve ser priorizada. Mas, independentemente da ferramenta a ser utilizada, a etiqueta no uso da tecnologia deve ser mantida”, explica Staell.
Dentre as regras de etiqueta tecnológica estão a objetividade, os cuidados com a escrita, o respeito com os horários de trabalho, ligar a câmera em uma reunião e o cuidado com a imagem. Lembrando que neste momento em que as pessoas estão fisicamente mais distantes, é importante estabelecer formas de relacionamento e empatia, mesmo virtualmente. “Um dos objetivos de chamadas de vídeo e reuniões online é aproximar as pessoas, principalmente neste momento de isolamento social. Portanto, o ideal é que as câmeras fiquem ligadas para que as pessoas possam se ver. Lembrando que por se tratar de um evento de trabalho é necessária uma boa apresentação”, pontua.
Em casos de reuniões com um número grande de participantes, algumas regras devem ser definidas para que interrupções não atrapalhem seu andamento. “O Microsoft Teams, por exemplo, tem o recurso de chat, onde as pessoas podem fazer perguntas e observações por escrito para que o condutor trate do assunto no momento oportuno. E sempre temos, também, a opção de levantar a mão, outro recurso disponível na ferramenta. Neste último, todos ficam sabendo que determinada pessoa quer falar e evitamos interrupções fora de hora”.
Staell finaliza com uma dica importante: “Para não errar, pense nas situações sem o uso da tecnologia e decida como agir. Escreva e fale apenas o que você assinaria embaixo e jamais se arrependeria”.
A Gerência de Desenvolvimento de Pessoas da Sociedade Mineira de Cultura preparou um manual com orientações de etiqueta para o uso profissional de tecnologia. Clique aqui para acessar.
Também está disponível, na Intra, no painel de comunicados, o treinamento Home Office: Nova Forma de Trabalho, com orientações sobre como deixar essa forma de trabalho mais produtiva.
Secretaria de Comunicação | Recursos Humanos