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Informação e relacionamento

“Quando a água não faz o caminho, para num poço e não sabe para onde vai. É impossível não associar a comunicação em todos os processos de trabalho. Na comunicação interna, as palavras, os sinais, são vitais para nossas relações. Quando ela não faz o caminho, teremos essa palavra em poços”, disse o secretário de Comunicação da PUC Minas, professor Mozahir Salomão Bruck, ao utilizar o poema Rio sem Discurso, de João Cabral de Melo Neto, no lançamento do Programa de Comunicação Interna da Universidade, em 30 de março de 2011. Implantado primeiramente na Unidade São Gabriel por meio de um projeto piloto, gradativamente, o programa foi sendo expandido para todos os campi e unidades da PUC Minas.

Hoje, após mais de dez anos de atividades, o Programa é considerado uma ação estratégica institucional e prossegue com seus objetivos de propagar a missão, a visão, os princípios e valores da Instituição, contribuindo para o alcance dos resultados esperados; zelar pela imagem institucional da Universidade; divulgar com qualidade e agilidade as informações de interesse de funcionários, professores e alunos; integrar pessoas, setores e áreas; e estimular abertura para mudanças e inovações.

Em cada campus/unidade da PUC Minas, o Comitê de Comunicação Interna local é formado pelo pró-reitor-adjunto, que o preside; um representante da Assessoria de Comunicação; um representante do setor de Recursos Humanos; um representante da Pastoral Universitária; um professor, representando o corpo docente; e um funcionário, representando o corpo técnico-administrativo. Esse grupo se reúne periodicamente para planejar e programar as ações que são alinhadas de acordo com as diretrizes do Programa, que funciona como uma espécie de guarda-chuva sobre todos os comitês locais, e se renova a cada dois anos. “O Comitê tem o papel de fazer a representatividade das especificidades e demandas de cada local para o Programa de Comunicação Interna, cuja proposta é estimular a abertura para inovação, para relacionamento, para mudança e também para ouvir a cultura local. Os Comitês de Comunicação Interna têm função consultiva e, a partir dos levantamentos, eles apresentam as necessidades e avaliamos o que pode ser feito a partir da definição de ação do gestor do Programa, que é o secretário de Comunicação”, explica Bárbara Loureiro, funcionária da Assessoria de Relações Públicas responsável por fazer a interface entre os Comitês locais e a gestão do Programa, além do papel de consultoria interna quando há alguma necessidade, alguma indicação de atividade ou de orientação. “O Comitê é um termômetro das relações dentro da unidade, e é extremamente importante nesse processo de identificação das necessidades. Por meio dos Comitês, nós conseguimos mitigar muitos ruídos da comunicação, observar onde há ilhamentos e atuar para resolvê-los”, explica.

Mas, como esse trabalho se desenvolve na prática? Por meio de duas vertentes principais: informação e relacionamento. O primeiro é desenvolvido por meio da disseminação de notícias relativas à vida acadêmica em quadros de aviso, informativos impressos e informativos eletrônicos. “As informações hoje são muito mais fluidas e acessíveis para todas as instâncias, que foi um cuidado que tomamos ao longo desses anos para atender a todos os públicos, com o entendimento de que a forma da comunicação chegar para cada um deles precisava ter uma linguagem específica. Hoje a informação é muito mais horizontalizada”, explica.

A outra vertente, o relacionamento, além de ser fomentada pela ampliação do fluxo e clareza das informações, é reforçada pelo calendário de eventos institucionais, uma oportunidade de promover a sociabilidade entre pessoas, equipes e áreas de atuação, como o Dia do Funcionário, comemorado em 14 de outubro. “É uma forma de reconhecimento da Universidade para com o funcionário e ele é pensado e cuidado anualmente para que a Instituição renda essa homenagem a ele. De certa forma, a criação desta data foi motivada pelo processo da Comunicação Interna”, conta Bárbara, ressaltando que na Comunicação Interna da PUC essas vertentes caminham juntas. “Porque em termos de veículos de comunicação temos publicações diversificadas, que levam informações aos funcionários. E fomos desenvolvendo trabalhos de relacionamento e de melhoria do clima para que o funcionário se sentisse engajado, se sentisse parte da Instituição. E exatamente porque se sente pertencente é um funcionário que busca informação”, esclarece.

E a partir do dia 1º de abril a Comunicação Interna vai ganhar mais duas ferramentas para auxiliar nesse objetivo. “Agora estamos lançando a Comunicação Interna na intranet, facilitando mais ainda esse acesso das informações para que elas estejam disponíveis cada vez mais rápido”, conta. No espaço serão publicados avisos, campanhas e notícias, com sinalização se a informação é local (de alguma unidade específica) ou geral. Para aqueles que não têm a base de trabalho no computador, foi desenvolvida outra estratégia, uma caixa de sugestões que será instalada na copa dos setores, local de grande circulação de funcionários. “É o lugar de maior circulação das pessoas, onde elas têm a possibilidade de acessar o conteúdo e liberdade para escreverem o que quiserem, e terem a possibilidade de retorno. Além disso, vamos elencar as informações mais importantes do dia a dia, sempre reforçando a importância de as pessoas buscarem a informação, que é disponibilizada por vários canais”, completa.

Para Bárbara, que está envolvida com a Comunicação Interna desde a sua implantação, o Programa permite compreender melhor o funcionamento da Universidade. “A gente começa a entender que para que a informação chegue, ela não pode ser massificada, ela precisa ser tratada de formas diferentes para públicos diferentes, mesmo que o conteúdo seja o mesmo. Que mais do que só informação, a Instituição precisa promover o engajamento dos funcionários, porque é a partir da vontade deles de conhecimento é que a informação flui de fato. A Comunicação Interna tem esse papel estratégico de melhorar a qualidade das relações dentro da Instituição, melhorar a qualidade do atendimento que prestamos para o público interno e para o público externo, de uma forma geral, e para a melhoria do clima, que é a mais importante”, finaliza.

O secretário de Comunicação da PUC Minas, professor Mozahir Salomão Bruck, destaca que é necessário que o Comitê seja apoiado pelos demais funcionários para que as ações alcancem o resultado esperado. “Mais importante que entender os conceitos da comunicação interna, é preciso estar disposto a encarar o desafio do trabalho em conjunto. O bom relacionamento entre setores e áreas é a perspectiva do trabalho do Programa de Comunicação Interna da PUC Minas”, pontua.

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